Position Description

Technicien(ne) en administration -Gestion des Absences 
35heures par semaines
Bureau de la Commission scolaire – Département des ressources humaines

Nature du travail 
Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à effectuer divers genres de travaux techniques reliés à la gestion des ressources humaines et financières, à l’élaboration et à la mise en application de normes et des travaux reliés aux opérations administratives. Dans son travail, elle peut assister du personnel professionnel et du personnel cadre.

Attributions caractéristiques 
Dans le domaine de la gestion des ressources humaines, la personne salariée de cette classe d’emplois participe au processus de recrutement et d’avancement, notamment en procédant à des entrevues, en participant à des jurys d’examens, en vérifiant ou déterminant, conformément aux normes, le niveau des qualifications académiques et professionnelles des candidates et candidats, en s’assurant de l’authenticité des documents produits, en vérifiant les antécédents de travail, en organisant des séances d’examens, en faisant passer des tests et autres examens requis; elle accueille le nouveau personnel et le renseigne sur les conditions générales de travail, notamment en organisant et animant des séances d’information; elle participe à la rédaction des descriptions d’emploi en effectuant, notamment des études sur place et en interviewant le personnel; elle informe le personnel sur les diverses questions touchant les conventions collectives de travail ou sur toute autre réglementation en matière de gestion des ressources humaines et participe à leur mise en application.Dans le domaine de la gestion des ressources financières, elle dresse des états financiers; elle effectue des écritures comptables, des transferts, des conciliations et autres; elle effectue des analyses techniques de comptes et des rapports; elle vérifie et contrôle des transactions effectuées par d’autres personnes, décèle les erreurs et les corrige.

Elle recueille, analyse et synthétise les données nécessaires à la préparation du budget; elle participe à son élaboration; elle effectue les suivis budgétaires et analyse certains postes; elle informe et assiste les personnes intéressées de manière à ce qu’elles respectent les règles prévues.

Elle peut être appelée à répondre aux demandes des vérificateurs et à fournir les informations et les pièces justificatives requises.

Elle développe et adapte des méthodes et procédures de travail et voit à leur application dans le cadre de la réalisation des activités courantes dans certains secteurs.

Elle collabore à l’analyse des besoins en ressources matérielles, participe à l’élaboration de normes et contrôle leur application.

Elle applique ou adapte des techniques de gestion à la réalisation d’activités administratives spécifiques et à la réalisation d’opérations courantes.

Elle produit des rapports à l’intention des organismes concernés et en assure la transmission.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux. Elle effectue des recherches et peut être appelée à assister du personnel pour l’utilisation de logiciels propres à son travail.

Elle peut être appelée à initier des techniciennes ou techniciens moins expérimentés de même qu’à coordonner le travail du personnel de soutien dans les tâches accomplies par ce personnel relativement à la réalisation de programmes d’opérations techniques dont elle est responsable.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Qualifications requises
Scolarité
Être titulaire d’un diplôme d’études collégiales en techniques de comptabilité et de gestion ou en d’autres techniques appropriées à la classe d’emplois ou en d’autres techniques avec spécialisation appropriée à la classe d’emplois, ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

EXIGENCES DU CONSEIL 

• Aptitudes aux relations interpersonnelles et à la communication (écrite et verbale) et maîtrise des deux langues officielles.
• Connaître les lois, règlements et procédures de la CNESST, de la SAAQ et de l’IVAC.
• Connaissance des politiques, procédures, pratiques, règles, conventions collectives, règlements et documents administratifs de la Commission scolaire et capacité d’interpréter les politiques, règlements et procédures administratives dans ces domaines.
• Capacité à s’adapter au changement, à gérer et à respecter les délais grâce à de solides compétences en matière d’analyse, de réflexion critique et de résolution de problèmes.
• Autonome, avec un fort sens des responsabilités, des compétences organisationnelles et une attention aux détails
• ​​​​​​​Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Capacité à gérer plusieurs projets et priorités, et à communiquer efficacement et former les employés sur les procédures de sécurité.
• Familiarité avec les systèmes de gestion des absences ou les SIRH (Systèmes d’information des ressources humaines).
• Capacité à traiter et résoudre des problèmes liés à la gestion des absences, y compris les écarts et l’interprétation des politiques.

RESPONSABILITÉS

• S’assurer que les pratiques de gestion des absences respectent les politiques, procédures, conventions collectives et lois du travail pertinentes au Québec.
• Aider à la mise en œuvre et à l’application des politiques et procédures de gestion des absences.
• Traiter les demandes d’absence et s’assurer qu’elles sont conformes aux politiques du Commission scolaire et aux conventions collectives.
• Saisir et mettre à jour les données d’absence dans les systèmes administratifs ou bases de données. Garantir l’exactitude et la confidentialité de tous les dossiers.
• Maintenir et organiser les dossiers relatifs aux absences des employés, y compris les certificats médicaux et les demandes de congé.
• Surveiller, suivre et gérer les absences des employés, y compris les congés de maladie, les congés personnels et autres types de congé. Maintenir des dossiers et une documentation précis.
• Préparer et générer des rapports sur les tendances, modèles et indicateurs d’absence pour l’examen et la prise de décision administrative.
• Coordonner les activités en santé et sécurité au travail, et diffuser des modules et programmes de formation sur la sécurité qui répondent aux exigences légales, aux politiques de l’entreprise, aux procédures et aux pratiques.
• Développer des connaissances professionnelles et rechercher les meilleures pratiques, outils et méthodes par le biais de la collaboration avec des conseillers médicaux et juridiques, le partage d’expérience avec d’autres organisations (y incluant  les commissions scolaires/centres de services scolaires) et des cours de formation.
• Assister et soutenir le coordonnateur RH sur les aspects de sécurité et de contrôle des pertes des programmes liés aux RH/CR suivants : Indemnisation des travailleurs, Retour au travail (travail léger/modifié), Évaluation médicale du travailleur et activités du processus d’audit CNESST.

**“Comme employeur, la commission scolaire New Frontiers souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et valorise la diversité au sein de son effectif en encourageant toutes les candidates et tous les candidats qualifiés à présenter une demande.  Nous nous sommes engagés à créer un processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et équitables.”
**“The New Frontiers School Board is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce, encouraging all qualified applicants to apply. We are committed to developing inclusive, barrier-free selection processes and work environments.”

Le Service des ressources humaines – Human Resources Department

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